Di sebuah perusahaan, menjawab telepon dengan profesional menjadi hal yang sangat penting. Misalnya ketika ada telepon dari klien atau pelanggan ke WA atau telepon perusahaan, maka perlu diperhatikan cara-caranya. Untuk membuat panggilan lebih jelas, maka bisa menggunakan nada dering WA dari teknogram sehingga tidak akan melewatkan panggilan penting.

Tips Untuk Menjawab Panggilan Telepon di Kantor

Saat ada panggilan telepon dari klien atau pelanggan, usahakan untuk memberikan layanan terbaik. Bangunlah komunikasi dan interaksi yang jelas sehingga maksud dan kepentingan dapat dikomunikasikan dengan baik. Apalagi cara menjawab telepon merupakan salah satu bentuk kesan pertama dari customer atau klien terhadap perusahaan.

Adapun beberapa tips profesional dalam menerima telepon antara lain adalah sebagai berikut.

• Angkat Maksimal Tiga Dering

Saat ada panggilan masuk untuk telepon kantor, seseorang yang bertugas diharapkan untuk memberikan respons secepat mungkin. Pada kenyataannya, banyak perusahaan yang memberlakukan aturan tersebut. Usahakan saat ada panggilan telepon masuk, telepon harus diangkat dalam tiga kali dari maksimal.

Dengan demikian maka pihak customer atau klien yang menelepon tidak akan menunggu lama mendapatkan responsnya. Jangan lupa gunakan nada dering WA dari teknogram karena ada banyak pilihan nada deringnya.

• Bersikap Ramah

Ketika berbicara melalui telepon, maka lawan bicara tidak akan bisa melihat bagaimana ekspresi wajah kita. Jadi suara merupakan satu-satunya bentuk interaksi yang diterima oleh lawan bicara pada telepon.

Dalam menjawab telepon pribadi, biasanya seseorang akan lebih waspada apalagi jika yang menelepon merupakan nomor yang tak dikenal. Karena saat ini banyak telepon nomor tak dikenal masuk untuk penawaran kredit tanpa agunan. Hal ini membuat ketika mengangkat telepon menjadi kurang yakin.

Usahakan baik menerima panggilan pribadi maupun panggilan telepon di kantor, berikanlah respons awal yang ramah dan hangat. Meskipun tidak mengenali siapa peneleponnya, tetap berikanlah layanan terbaik, apalagi jika bertugas sebagai resepsionis call center, atau customer service di sebuah perusahaan.

• Tersenyum

Meskipun bentuk komunikasi yang dilakukan lewat telepon hanyalah suara, tetapi lawan bicara ternyata dapat mendengar senyuman kita. Dalam menerima panggilan telepon dari customer, senyum menjadi salah satu kualitas respons yang customer dapatkan.

Meskipun tidak saling melihat ekspresi wajah atau mimik saat berbicara, tetaplah berkomunikasi lewat telepon sambil tersenyum. Bayangkan bahwa seolah-olah sedang berkomunikasi dengan cara berhadapan langsung dengan lawan bicara tersebut.

• Memperkenalkan Diri

Saat menjawab telepon, biasakan menyertakan salam dan memperkenalkan diri beserta perusahaan. Hal ini menjadi salah satu etika dalam menjawab telepon dari klien atau customer di sebuah perusahaan.

Hal ini bertujuan supaya penelepon tidak perlu menanyakan siapa yang menjawab telepon dan apakah benar itu merupakan telepon untuk perusahaan yang dituju. Di beberapa perusahaan umumnya para karyawan wajib menerapkan cara ini ketika memberikan respons melalui telepon.

Perlu diketahui bahwa hal ini dapat menciptakan konsistensi ketika menerima telepon dari pihak internal maupun eksternal. Jadikan hal ini menjadi sebuah kebiasaan dalam memberikan respons melalui telepon.

• Menggunakan Kalimat yang Positif

Saat telepon kantor berdering, segeralah angkat. Gunakan nada dering WA dari teknogram yang memiliki beragam pilihan. Bangunlah komunikasi dengan bahasa yang positif. Bahasa yang positif dalam hal ini merupakan kalimat-kalimat yang memiliki konotasi positif.

Misalnya jika customer menelepon ingin menanyakan atau komplain tentang sesuatu yang berkaitan dengan perusahaan, betapa pun tidak tahu akar masalah atau solusinya, hindari menjawab, “Saya tidak tahu.” Lebih baik sampaikan dengan kata yang berkonotasi positif, “Saya aku membantu Anda untuk mencari tahu.”

• Komunikasi yang Efektif

Salah satu kendala ketika menerima telepon adalah gangguan pada saluran telepon. Jika itu merupakan telepon penting maka usahakan untuk melakukan komunikasi secara efektif. Berbicaralah dengan suara yang jelas menggunakan volume dan tempo yang cukup. Dengan demikian maka penelepon akan lebih mudah untuk memahami apa yang disampaikan.

Selain itu, hindari pengucapan kebanyakan istilah non formal. Hilangkan kebiasaan pengisi jeda seperti “apa ya, em, he-eh, eh” dan lain-lain.

• Menyampaikan Pesan Akurat dan Lengkap

Hal ini sangat penting jika menerima telepon yang sebenarnya untuk orang lain tetapi sedang tidak berada di tempat. Bantulah penelepon untuk menyampaikan pesan kepada orang yang dituju, apalagi jika hal yang disampaikan merupakan sesuatu yang sangat penting.

Setidaknya catatlah pesan yang disampaikan atau mencatat nomor kontak yang dapat dihubungi kembali. Pastikan bahwa pesan telepon tersebut kemudian disampaikan kepada orang yang dituju.

• Melakukan Tindak Lanjut Cepat

Apabila orang yang seharusnya menerima panggilan sedang berhalangan, bersikaplah profesional untuk menindaklanjuti sesuai dengan pesan telepon yang disampaikan. Dengan menindaklanjutinya secara cepat maka customer atau klien yang menelepon akan merasa mendapatkan pelayanan terbaik.

Meskipun pada kenyataannya belum dapat menyelesaikan apa permintaan customer saat itu, paling tidak perlu menginformasikan kepada pihak penelepon bahwa pesan tersebut akan segera ditindaklanjuti sesuai permintaan. Jadi customer tidak harus menelepon kembali untuk memastikan pesan tersebut sudah sampai dan ditindaklanjuti.

Pada kenyataannya hingga saat ini untuk membangun hubungan dengan customer, klien, atau rekan bisnis masih banyak dilakukan melalui telepon. Oleh karenanya, sangat penting untuk mengetahui cara menjawab telepon secara profesional. Jika menggunakan telepon WA, bisa memakai nada dering WA dari teknogram yang lebih jelas.